Creating a foundation for business process automation: a methodological approach to structuring

Abstract

Business process automation requires a thoroughly structured foundation to ensure operational efficiency, accuracy, and long-term adaptability. This article introduces a comprehensive methodology for business process declaration, viewed as an essential preparatory phase prior to automation. The approach incorporates detailed modeling of workflows using BPMN, UML, and EPC notations, enabling standardization, visualization, and documentation of business logic. Furthermore, it includes the development of technical documentation defining roles, inputs, outputs, decision points, and system integration parameters. The methodology also covers the selection of appropriate automation software based on scalability, compatibility, and flexibility. Results demonstrate that a wellstructured declaration significantly reduces inefficiencies, streamlines manual operations, and enhances automation performance. The proposed approach offers organizations a reliable framework for optimizing workflows in advance, ensuring that digital transformation initiatives are implemented smoothly, with reduced risk and greater strategic alignment with business goals. Автоматизація бізнес-процесів є важливим чинником підвищення ефективності компаній, однак її успішність значною мірою залежить від підготовчого етапу, що включає декларацію бізнес-процесів. Без чітко визначених робочих процесів та їх структурованого опису автоматизація може призвести до неузгодженості між системами, дублювання операцій та втрати контролю над ключовими функціями. У цій статті представлено методологію декларації бізнес-процесів, що дозволяє усунути ці проблеми та створити надійну основу для ефективної автоматизації. Методологія, запропонована у дослідженні, базується на комплексному аналізі робочих процесів, їх структурному моделюванні та розробці технічної документації. Основними методами дослідження є використання нотацій BPMN, UML та EPC для візуалізації бізнес-процесів, структурний та функціональний аналіз для ідентифікації неефективних ділянок, а також метод порівняльного оцінювання для вибору оптимального програмного забезпечення. У процесі аналізу особлива увага приділяється точкам прийняття рішень, ролям учасників та інтеграції з існуючими інформаційними системами. Результати дослідження підтверджують, що формалізація бізнес-процесів перед автоматизацією дозволяє усунути дублювання операцій, зменшити кількість помилок та підвищити загальну продуктивність організації. Запропонований підхід забезпечує ефективне використання технологій автоматизації, що сприяє покращенню якості обслуговування клієнтів, зменшенню витрат на ручну обробку даних та покращенню прозорості бізнес-операцій. Розробка технічної документації відіграє ключову роль у забезпеченні сумісності між автоматизованими системами, дозволяючи адаптувати процеси до змін бізнес-середовища. Практична цінність статті полягає у створенні універсального підходу до підготовки бізнес-процесів до автоматизації. Представлена методологія може бути використана підприємствами різних галузей для покращення внутрішньої організації роботи, оптимізації використання ресурсів та підвищення загальної ефективності операційної діяльності. Впровадження структурованого підходу до декларації бізнес-процесів дозволяє забезпечити довгострокову адаптивність бізнес-моделі та підвищити конкурентоспроможність компаній в умовах цифрової трансформації.